2. Algemeen

Doelstellingen van de burgerlijke stand

Artikel 6 oud BW

De burgerlijke stand heeft als voornaamste doelstellingen:

de rechtsfeiten en rechtshandelingen vast te stellen die de staat van een persoon bepalen of wijzigen;
de rechtszekerheid inzake de staat van de persoon te garanderen;
het bewijs van de staat van de persoon te verzekeren, door middel van de akten van de burgerlijke stand, en dit bewijs zorgvuldig te bewaren.

De staat van een persoon is het geheel van bepaalde hoedanigheden van een persoon die zijn rechtspositie in de familie en in de maatschappij bepalen en die hem onderscheiden van de andere personen wat het bezit en de uitoefening van bepaalde rechten betreft.

Bevoegdheid

Artikel 7 en 8 oud BW

College van burgemeester en schepenen is bevoegd voor het beheer van de burgerlijke stand
De burgemeester of een hiertoe aangeduide schepen is de ambtenaar van de burgerlijke stand (ABS).
- ‘Hij zorgt in het bijzonder voor het nauwkeurig naleven van alle bepalingen in verband met de akten van de burgerlijke stand.’
- Bij verhindering van de ambtenaar van de burgerlijke stand wordt deze tijdelijk vervangen door de burgemeester, een schepen of een raadslid in de volgorde van hun benoemingen.
  - ‘Verhindering van de abs’ betekent dat de ABS niet beschikbaar is. Dit is geen beslissing en er is geen bijzondere procedure voor. De verhindering is een feitelijke toestand. Bv. de ABS is op vakantie, ziek, afwezig voor andere ambtsredenen, …

De ABS is verantwoordelijk voor de door hem opgemaakte, verbeterde of gewijzigde akten van de burgerlijke stand.

De ABS is burgerrechtelijk aansprakelijk voor het niet naleven van de in het kader van zijn functie opgelegde voorschriften, behoudens verhaal op de personen die hem verhinderd hebben deze voorschriften uit te voeren, indien daartoe grond bestaat.

De ABS kan advies vragen aan de procureur des Konings in geval van ernstige twijfel omtrent het opmaken van de akten van de burgerlijke stand. (Artikel 37 oud BW).

De procureur des Konings houdt toezicht op de naleving van de bepalingen inzake de burgerlijke stand.

De ambtenaar van de burgerlijke stand brengt hem onmiddellijk op de hoogte van elke fout of onregelmatigheid die hij vaststelt. (Artikel 40 oud BW)

Machtiging opstellen akten

Artikel 9 oud BW

De ambtenaar van de burgerlijke stand kan voor alle taken inzake het opmaken van akten van burgerlijke stand, met inbegrip van het afleveren van afschriften en uittreksels ervan, een speciale schriftelijke machtiging verlenen aan één of meer beambten van het gemeentebestuur.

Deze machtiging is niet mogelijk voor de opmaak van de akte van huwelijk.

Deze machtiging geldt ook niet voor:

Beslissingen zoals weigering voltrekken huwelijken (art167 oud BW), weigering opmaken erkenningsakte(art330/2 oud BW), weigering buitenlandse akten of beslissingen (art31 WIPR), weigering voornaamsverandering (art370/9§1 oud BW) en andere beslissingen die door de ambtenaar van de burgerlijke stand genomen worden.
Het tekenen van uittreksels of afschriften die gelegaliseerd moeten worden door de FOD Buitenlandse zaken.

Vanaf 1 januari 2024 dient de machtiging vermeldt te worden voor de handtekening van de gemachtigde beambte.
Dat betekent dat je vermeldt ‘de gemachtigde beambte, artikel 9 oud BW’ voor je handtekening op :

de aangifte van huwelijk en erkenning;
de nationaliteitsverklaring;
een verzoekschrift aan de familierechter om een akte te verbeteren;
een afschrift van een akte uit de registers (artikel 30§3 oud BW).

Het lijkt nuttig om in deze speciale schriftelijke machtiging ook andere taken die de ABS of de burgemeester kan delegeren of machtigen op te nemen. Bv.:

Machtiging door de burgemeester of de ambtenaar van de burgerlijke stand om (artikel 126 Nieuwe gemeentewet)

Handtekeningen te legaliseren;
Afschriften van stukken eensluidend te verklaren;
Uittreksels uit of afschriften van andere akten dan die van de burgerlijke stand af te geven;
Uittreksels uit de bevolkingsregisters en getuigschriften die geheel of ten dele aan de hand van die registers zijn opgemaakt af te geven.

Machtiging door de ambtenaar van de burgerlijke stand (Artikel 126 Nieuwe gemeentewet laatste lid):

tot het ontvangen van betekeningen, kennisgevingen en terhandstellingen van beslissingen inzake de staat van personen.

Op burgerzaken.vlaanderen vind je een volledig overzicht.

ABS verhinderd

Artikel 12 oud BW

De ambtenaar van de burgerlijke stand of zijn gemachtigde mag geen akte van de burgerlijke stand opmaken die betrekking heeft op

zichzelf
zijn echtgenoot of echtgenote
zijn wettelijk samenwonende partner
zijn bloedverwanten in de opgaande en in de nederdalende lijn
of zijn bloedverwanten in de zijlijn tot de tweede graad.

De vervanging gebeurt zoals de gewone verhindering - door de burgemeester, een schepen of een raadslid in de volgorde van hun benoemingen, of in het geval van een gemachtigde, door een andere gemachtigde beambte.

Deze verhindering geldt ook als je gemachtigd bent. Teken zelf geen akten voor je echtgenote/partner of bloedverwanten!

Algemeen bevoegde ABS

Artikel 13 oud BW

Tenzij de wet anders bepaalt, is de bevoegde ABS deze van :

de plaats van inschrijving in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister van de betrokkene, de betrokkenen of één van hen; of bij gebrek hieraan,
de laatste plaats van inschrijving in het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister van de betrokkene, de betrokkenen of één van hen; of bij gebrek hieraan,
de actuele verblijfplaats van de betrokkene, de betrokkenen of één van hen; of bij gebrek hieraan,
Brussel

Dit is de algemeen bevoegde ABS.

Een overzicht per akte vind je op Bevoegde ABS

Authentieke digitale akten - DABS

Artikel 14 oud BW

De akten worden in gedematerialiseerde vorm opgemaakt in de Databank Akten Burgerlijke Stand - DABS.

Ze worden bewaard via een gekwalificeerde dienst van elektronische archivering¹.

Indien onmogelijk om digitaal op te maken (Bv. panne DABS, elektriciteitspanne in het gemeentehuis):

De ABS maakt in de plaats een proces-verbaal op
Van zodra mogelijk wordt op basis van het PV de akte in de DABS opgenomen
PV wordt als bijlage in de DABS opgenomen
Het PV blijft bewaard door de ABS tot aan de overdracht van het rijksarchief

Korte technische uitval DABS

Als de DABS niet werkt, zorg ervoor dat je je inwoners en andere burgers niet nodeloos laat terugkomen.

Als de personen die de aangifte moeten doen verschijnen en het is onmogelijk om in de DABS de akte op te maken:

ontvang de aangifte
beloof een afschrift of uittreksel te sturen van zodra je de akte kan tekenen

Bv.:

de ouders komen op 5 april 2019 om 9u de geboorteaangifte van hun kind doen
Ontvang de aangifte:
- Noteer juiste namen en voornamen, laat eventueel de rechtskeuze, de verklaring art.316bis of een naamskeuze tekenen als je die nodig hebt
- Verifieer de correcte afstamming en ga na of je alle nodige bewijsstukken hebt voor bv. de erkenning op te nemen in de geboorteakte
- Noteer contactgegevens. Tip: noteer een e-mailadres en stuur later de documenten via e-mail
Van zodra de DABS terug werkt, maak je de akte op en stuur je een afschrift en de andere documenten (o.a. ziekteverzekering en polio-attest) aan de ouders. Als je de akte niet kan opstellen voor de 15de dag na geboorte, stel een proces-verbaal op.

Langere uitval of dringend akte nodig

Als de DABS voor langere tijd uitvalt, of je hebt dringend een afschrift/uittreksel van een akte nodig, dan maak je een PV op.

De PV’s vindt je op de algemene website over DABS van de FOD Binnenlandse Zaken ².

Echtscheiding en gewijzigde akte werd niet voorzien. Je vindt ze hier:

Bv.:

De begrafenisonderneming bezorgt het medisch attest om de overlijdensakte op te maken en heeft dringend een uittreksel nodig voor het transport naar het buitenland.
Maak het PV op
Maak manueel een meertalig uittreksel of een afschrift van het PV
Van zodra de DABS werkt:
- Maak de akte op
- Neem het PV op als bijlage in de DABS
- Vergeet de akte basis niet te vermelden
- Bewaar het PV tot je het kan overdragen aan het rijksarchief

Bijlagen in de DABS

Artikel 15 oud BW

In de DABS worden enkel bijlagen opgenomen als de wet dit vermeldt én als ze niet beschikbaar zijn in een andere authentieke bron.

De originele stukken worden teruggegeven aan de partijen die ze hebben voorgelegd.

Stukken die voorgelegd moeten worden en niet in de DABS worden opgenomen, hou je administratief bij. Ook van deze stukken bezorg je de originelen terug aan de persoon die ze heeft voorgelegd.

Bv.: bewijs ongehuwde staat bij aangifte van erkenning of aangifte van huwelijk is geen bijlage in de DABS, je bewaart dit in je lokaal dossier

Je vindt alle verplichte bijlagen in het overzicht dat per akte alle bijlagen opsomt

Gegevens van een akte

Artikel 16,17 en 20 oud BW

De ABS vermeldt in de akte enkel

wat hem door de partijen moet worden verklaard;
wat hem door de wet wordt opgelegd.

De personen waarop de akte betrekking heeft of die betrokken zijn bij de totstandkoming ervan zijn verplicht de ABS de informatie mee te delen die de ambtenaar nodig heeft om de akte op te maken, voor zover deze informatie niet beschikbaar is in een andere authentieke bron.

In een akte mag niets afgekort worden, data worden uitgedrukt in cijfers.

Soorten akten in de DABS

Artikel 41 tot 67 oud BW

De wet omschrijft welke akten in de DABS opgenomen kunnen worden.

Akte van geboorte (van een vondeling)
Akte van prenatale erkenning
Akte van erkenning
Akte van verklaring van naamskeuze
Akte van aanpassing van de registratie van het geslacht
Akte van huwelijk
Akte van overlijden
Akte van een levenloos kind
Akte van afwezigheid
Akte van voornaamsverandering
Akte van naamsverandering
Akte van echtscheiding
Akte van adoptie
Akte van herroeping of herziening van adoptie, van nieuwe aanpassing van de geslachtsregistratie of van nietigverklaring
Akten van Belgische nationaliteit

Merk op dat er (in tegenstelling tot voor 31/3/2019) geen akte van huwelijksaangifte of akte van aangifte van erkenning meer is, en er geen expliciete overschrijvingen van beschikkende gedeeltes van vonnissen betreffende de afstamming meer zijn.

Inhoud van een akte van de burgerlijke stand

Artikel 41§1 oud BW

De akten van de burgerlijke stand vermelden steeds:

de naam, de voornaam en de handtekening van de ambtenaar van de burgerlijke stand of de overeenkomstig artikel 9 gemachtigde beambte, die de akte heeft opgemaakt;
de datum van opmaak van de akte;
de plaats van opmaak van de akte;
het aktenummer;
in voorkomend geval, de vermelding van de basis voor de opmaak van de akte, met name :
- een rechterlijke beslissing. Dan vermelden de afschriften ook de rechterlijke instantie, de datum van de uitspraak, de datum van het in kracht van gewijsde treden ervan, en het identificatienummer van deze rechterlijke beslissing;
- een proces-verbaal in geval van uitzonderlijke omstandigheden (bv. technische storing DABS), geboorte tijdens zeereis, overlijden onbekende persoon of overlijden tijdens een zeereis
- een koninklijk besluit van naamsverandering. Dan vermelden de afschriften ook de datum ervan, en in voorkomend geval, de datum van publicatie in het Belgisch Staatsblad;
- een buitenlandse akte. Dan vermelden de afschriften ook de autoriteit die de akte heeft opgemaakt en de datum en plaats van opmaak;
- een buitenlandse rechterlijke of administratieve beslissing. Dan vermelden de afschriften ook de buitenlandse autoriteit die de beslissing heeft genomen, de datum van de beslissing.

De basis voor de opmaak van de akte wordt als bijlage in de DABS opgenomen.

De inhoud van elke akte vind je in het overzicht van de wettelijke inhoud van akten

Je kan daarnaast ook de modellen uit het KB gebruiken om te zien hoe elke verplicht inhoudelijk element van een akte op een afschrift of uittreksel wordt weergegeven.

Een overzicht vind je bij modellen KB

Identificatie van de personen op wie de akte betrekking heeft

Iedereen die in een akte voorkomt wordt geïdentificeerd aan de hand van zijn rijksregisternummer.

Elke persoon die in de akte voorkomt moet een rijksregisternummer hebben, bv.:

het kind in de geboorteakte
de ouders in de geboorteakte
de getuigen in de huwelijksakte
…

Indien geen rijksregisternummer beschikbaar is, voorziet de wet dat de identificatie gebeurt aan de hand van een bisnummer zoals opgenomen in de kruispuntbank van de sociale zekerheid

Er is echter een nieuw register gecreëerd in het rijksregister (register 10 in IT210) zodat we voor alle betrokken personen een rijksregisternummer kunnen maken. Bovendien faciliteert de DABS dit en maakt een rijksregisternummer aan (of ook maakt een collecte in het rijksregister) als je in je burgerlijke standsoftware een persoon zonder rijksregisternummer invult.

Het rijksregisternummer of bisnummer maakt geen deel uit van de akte van de burgerlijke stand en kan dus / hoeft niet verbeterd te worden volgens de procedure van materiële vergissing of via de familierechtbank.

Het rijksregisternummer kan administratief verbeterd worden, bv. als een persoon van rijksregisternummer wijzigt na de aanpassing van de registratie van het geslacht.

Een persoon zonder rijksregisternummer, krijgt een rijksregisternummer als de ABS of de gemachtigde de akte tekent.

Merk op dat de gegevens van de akte niet afhankelijk zijn van het rijksregister, maar enkel van het recht van toepassing op de naam of persoonsgegevens van de persoon. De gegevens in het rijksregister kunnen dus nooit blokkerend werken om je akte juist op te maken. Uiteraard zorg je eenmaal je akte correct is opgemaakt dat ook het rijksregister correct is.

Bv.: het rijksregister zegt voornamen: Abdel A. I., de akte zegt: Abdel Ahmed Ibrahim.

Zoek steeds een rijksregisternummer.

Als een persoon reeds een rijksregisternummer heeft, moet je dit gebruiken in de DABS. Als je dit niet doet, creëer je een nieuw overbodig rijksregisternummer voor die persoon of krijgt de persoon in de DABS een ongeldig nummer (T0.00.00…).

Zoek steeds met opvraging op naam (opvraging 40) in het rijksregister of het RR een persoon reeds kent.

Problemen met rijksregisternummers.

Als een persoon in een akte (nadat je de akte hebt opgemaakt of gemigreerd hebt) geen geldig rijksregisternummer heeft kan je dit zelf toevoegen in je software. In de gevallen waar dit niet werkt kan je die laten toevoegen in de DABS door de helpdesk (Helpdesk.Belpic@rrn.fgov.be).

Stel geen akte op met een persoon die geen rijksregisternummer heeft, als er reeds een andere akte bestaat waarin deze persoon voorkomt. Zo vermijd je problemen met akten die niet met elkaar verbonden zijn.

Bv.:

Een kind wordt geboren uit een niet-ingeschreven moeder.
De collecte mislukt door DABS. Bv. RRnr in DABS = 00.00.00 123-45 of T0.00.00 123-45
Je moet ook de erkenningsakte opmaken
Maak zelf een collecte in het rijksregister. Kies als register ‘10 - Niet verblijfshouder DABS’
Voeg die rijksregisternummer toe in de DABS
- Of als dit niet werkt: vraag aan de helpdesk om die rijksregisternummer toe te voegen in de DABS voor het kind
- (indien nodig - als de helpdesk niet snel kan reageren en de erkenning kan niet even wachten) Stel in afwachting van de helpdesk een PV op van de erkenning
Wanneer het rijksregisternummer is toegevoegd, maak de erkenningsakte op (eventueel op basis van het PV).

Wijzigen van rijksregisternummers

Als een persoon van rijksregisternummer wijzigt, kan de helpdesk (helpdesk.belpic@rrn.fgov.be) voor deze persoon de rijksregisternummer aanpassen in alle akten.

Bv.:

Nieuw rijksregisternummer na de akte van aanpassing van de registratie van het geslacht
Nieuw rijksregisternummer na een vonnis van de familierechtbank dat de geboortedatum van een persoon verbetert.

Enkel de ABS tekent de akte

Artikel 18 en 19 oud BW

De ABS tekent de akten die hij opmaakt (of zijn gemachtigde).

De handtekening is een gekwalificeerde elektronische handtekening. Dat betekent dat de ABS tekent met zijn handtekeningcertificaat van zijn elektronische identiteitskaart.

Een geavanceerde elektronische handtekening voldoet aan de eisen zoals in de Europese verordening³:

zij is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;
zij maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;
zij komt tot stand met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken, en
zij is op zodanige wijze aan de daarmee ondertekende gegevens verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.

De handtekening van de ABS waarborgt:

de juiste verbinding van die akten met de akten waarop deze akten betrekking hebben, van de betrokkene en van zijn afstammelingen tot de eerste graad.
de wijziging van de akten waarop deze akten betrekking hebben

De akte is pas opgemaakt als de ABS ze getekend heeft.

Dat betekent dat je pas afschriften of uittreksel kan afleveren en het rijksregister slechts aanpassen als de akte getekend is.

We bevelen dan ook sterk aan om de persoonsleden van de burgerlijke stand te machtigen om de akten op te maken en dus digitaal te tekenen. Zo kan dit onmiddellijk bij de aangifte gebeuren.

Bij de geboorteaangifte moet de akte onmiddellijk worden opgemaakt.

Bij het huwelijk (zie verder) kan alleen de ABS zelf de akte tekenen en niet de gemachtigde beambte. Het is belangrijk dat dit gauw na de voltrekking gebeurt. De wet stelt dat de huwelijksakte ‘zonder vertraging’ wordt opgemaakt.

Authentieke en bijzondere volmacht

Artikel 21 oud BW

De belanghebbende partijen kunnen zich bij alle akten en aangiften, met uitzondering van de huwelijksakte, laten vertegenwoordigen door een lasthebber door middel van een bijzondere en authentieke volmacht.

De volmacht wordt als bijlage in de DABS opgenomen.

Akte voorlezen

Artikel 22 oud BW

‘De ambtenaar van de burgerlijke stand kan de akte voorlezen. In elk geval wordt de akte voorgelezen op verzoek van één van de verschijnende partijen_’

Hoewel geen wettelijk verplichting meer, is het steeds aangeraden om de akte voor te lezen. Zowel de aangevers als de persoon die de akte opmaakt horen soms fouten die ze niet opmerken bij het nalezen.
Bij het opmaken van de akte raad ik volgende aan:

Maak de akte op
Druk een afschrift (draft) af en lees deze voor aan de aangevers
Laat het afschrift eveneens nalezen
Teken de akte

Bewijskracht van akten

Artikel 23 tot 25 oud BW

Enkel de akten van de burgerlijke stand gelden als bewijs van de staat van de persoon, tenzij de wet anders bepaalt. Dit geldt ook voor de processen-verbaal die opgemaakt worden als er door uitzonderlijke omstandigheden geen akte in de DABS kan opgemaakt worden.

De akten van de burgerlijke stand hebben bewijskracht:

Het onderscheid tussen ‘tot bewijs van valsheid in geschrifte’ en ‘tot bewijs van het tegendeel’ heeft vooral belang als een rechter zich ooit moet buigen over een akte van de burgerlijke stand die beschuldigt wordt van valsheid.

In de praktijk, als iemand een (afschrift of uittreksel) van een akte van voor 2019 in vraag zou stellen en/of bewijzen levert dat de akte niet juist zou zijn, moet je teruggrijpen naar de papieren akte en een uittreksel of afschrift afleveren op basis van het papieren register, eventueel aangevuld met de bijwerkingen op de akte in de DABS (Artikel 30§3 oud BW).

Als ook het oorspronkelijke papieren register de vermeende fout bevat, dan zal de familierechter de akte moeten verbeteren op verzoek van de belanghebbende, tenzij de ABS die zelf kan verbeteren. Zie ook deel 2 - Verbeteren

Kennisgeving vrederechter

Artikel 49 en 60 oud BW en gewijzigd artikel 368-9 oud BW

De ABS verwittigt binnen de drie dagen, elektronisch via de ABS:

de vrederechter van de woonplaats waar het kind is ingeschreven in het bevolkings- of vreemdelingenregister of aan de verblijfplaats van het kind indien:
- hij een akte van geboorte opmaakt van een kind van wie de afstamming ten aanzien van zijn ouders niet vaststaat
- hij een gewijzigde akte van geboorte opmaakt aan de hand van een vonnis of arrest dat de afstamming betwist van de beide ouders of van de enige ouder.
- hij een overlijdensakte opmaakt van de enige ouder van een minderjarig kind of van de persoon die de voogd is van een minderjarig kind
- hij een akte van herroeping van adoptie opmaakt zonder dat beslist wordt dat het kind weer onder het ouderlijk gezag van zijn ouders wordt geplaatst.
de vrederechter van de verblijfplaats (bv. persoon tijdelijk afwezig in rusthuis of revalidatiecentrum) of de woonplaats van de betrokken beschermde persoon
- hij een overlijdensakte opmaakt van een beschermde persoon of zijn bewindvoerder

‘Via de DABS’ zal 31 maart 2019 technisch nog niet werken. Voorlopig verstuur je een afschrift via de post.