6. Ambtshalve vernietiging

De ABS kan zelf een ambtshalve een akte vernietigen.

Bevoegde ABS

De ABS die de akte heeft opgemaakt.

Voorwaarden

• binnen een maand na opmaak;
  • of binnen een maand na inwerkingtreding van de wet voor akte opgemaakt tussen 31 maart 2019 en 31 augustus 2020; (Let op: niet voor akten opgemaakt voor 31/3/2019)
• voor zover deze de rechtstoestand van de personen op wie de akte betrekking heeft niet in gevaar brengt;
• de akte van vernietiging wordt getekend door de ABS en niet door de gemachtigd beambte

In volgende gevallen:

1. de akte betrekking heeft op een rechtsfeit of rechtshandeling die nooit heeft plaatsgevonden;

Bv.:

• Een huwelijksakte in draft-status wordt per vergissing getekend door de ABS. Het huwelijk werd niet voltrokken
• De opmaak van de erkenning werd uitgesteld met twee maanden om onderzoek te doen naar frauduleuze erkenning. De akte in draft-status wordt per vergissing getekend door de gemachtige beamtbe.

Opmerkingen:

• ‘Nooit heeft plaatsgevonden’ betekent dat de personen die moesten verschijnen niet verschenen zijn om de aangifte te doen of handeling te stellen en dus onmogelijk de verwachting kunnen hebben dat de akte geldig is opgemaakt (geboorteakte, erkenningsakte, huwelijksakte, verklaring naamskeuze, … )
• of als de ABS de akte moet opstellen op basis van een attest hij nooit dit bewijs ontvangen heeft dat het feit heeft plaatsgevonden (overlijdensakte, akte levenloos kind, …)

2. de akte betrekking heeft op een rechterlijke of administratieve beslissing die nooit werd uitgesproken

Bv.:

• een echtscheidingsakte wordt opgemaakt op basis van een vonnis dat niet definitief was
• een naamsverandering wordt opgemaakt zonder Koninklijk Besluit

3. de akte werd opgemaakt zonder dat aan de wettelijke vereiste voorwaarden hiervoor voldaan was

Bv.:

• Er werd een overlijdensakte opgemaakt zonder medisch attest
• De akte van aanpassing van de registratie van het geslacht werd opgemaakt voor dit wettelijk mogelijk was
• De geboorteakte van een pasgeboren kind werd twee maal opgemaakt - voor de tweede akte is niet voldaan aan de wettelijke voorwaarden (geen medisch attest)

Tegenvoorbeeld:

• Pas dit niet te ruim toe. Je stoot heel snel op het probleem dat je een opgemaakte rechtstoestand in gevaar brengt. Als je na opmaak van een akte ernstige fouten vaststelt die zouden verantwoorden dat de akte vernietigd wordt, dien een verzoekschrift in bij de familierechtbank. Bv.:
  • Na de huwelijksvoltrekking en opmaak van de huwelijksakte, ontdekt de ABS dat de echtgenoot nog gehuwd is met een andere persoon. Vernietig deze huwelijksakte niet van ambtswege. De familierechter zal de huwelijksakte moeten vernietigen als de rechter beslist dat het huwelijk nietig is.
  • Na de prenatale erkenningsakte op te maken, ontdekt de ABS dat er geen bewijs ongehuwde staat van de moeder voorlag.
• Dit kan nooit gaan over fout toegepast recht. Bv.:
  • de ABS geeft het Spaanse kind een foute naam in zijn akte. Hij neemt enkel een deel van de naam van de vader op en geen deel van de naam van de moeder.

4. de ambtenaar van de burgerlijke stand was niet bevoegd of niet gemachtigd om de akte op te maken

Bv.:

• De overlijdensakte wordt opgemaakt in de foute plaats. Dit wordt onmiddellijk opgemerkt. De ABS vernietigt de akte en verwittigd de correcte ABS om de akte op te maken.

Opmerkingen:

• Let op met akten die reeds lang bestaan (overgangsmaatregel - tot een maand na inwerkingtreding).
  • Bv. een geboorteakte vernietigen die in de foute plaats werd opgemaakt in april 2019 nu vernietigen zou voor een probleem zorgen. Kan de ABS van de correcte plaats alsnog de geboorteakte opmaken?
• Een bestaande akte vernietigen die gevolgen heeft gehad of door de betrokken partijen als correct wordt beschouwd is nooit verantwoord om ambtshalve te vernietigen. Het brengt de rechtstoestand van de personen op wie de akte betrekking heeft in gevaar. Doe dit alleen als er een onmiddellijke oplossing voorhanden is om de staat van de persoon opnieuw correct vast te stellen. Bv.:
  • de erkenning van een kind wordt opgemaakt in de foute plaats. Deze erkenning vernietigen betekent dat de ouders opnieuw de handeling moeten gaan stellen bij de juiste ABS. De kans bestaat dat dit niet opnieuw kan gebeuren (onenigheid ouders, overlijden, …) en je zo de rechtstoestand van het kind in gevaar brengt.
  • Vraag eventueel advies aan de procureur des Konings, zijn ambt kan optreden als hij dat nuttig acht.

In gevallen waar het niet mogelijk is om de akte ambtshalve te vernietigen kan de ABS een verzoekschrift indienen bij de familierechtbank om de akte nietig te laten verklaren.

---