7. Buitenlandse akten en beslissingen

Documenten op te nemen in de DABS:
- Een afschrift van de buitenlandse akte en in voorkomend geval, de beëdigde vertaling (Nieuwe artikel 69§2 oud BW)
- Een afschrift van de buitenlandse beslissing en in voorkomend geval, de beëdigde verlating (Artikel 70 oud BW)

Een akte in de DABS kan opgemaakt worden aan de hand van een afschrift óf een uittreksel van de buitenlandse akte.

Eenmaal de buitenlandse akte opgenomen in de DABS kan de betrokkene zich steeds beroepen op een afschrift of een uittreksel van de akte uit de DABS en hoeft hij of zij zich niet opnieuw te wenden tot de buitenlandse overheid.

Het afschrift van een buitenlandse akte opgemaakt in de DABS bevat de afdruk van de buitenlandse akte en de eventuele vertaling. (Artikel 28§3 oud BW).

Overzicht mogelijkheden

Er zijn vier mogelijkheden om op basis van een buitenlandse akten of beslissing een akte of gewijzigde akte op te maken.

Aandachtspunten:

Gebruik altijd de eerst mogelijke optie. Dit is voornamelijk belangrijk voor het verschil tussen mogelijkheid 1 en 2 enerzijds en mogelijkheid 4 anderzijds
Het verschil tussen mogelijkheid 1, 2 en 4 enerzijds en mogelijkheid 3 anderzijds betreft akten en beslissingen. Dit onderscheid vinden we ook terug in het wetboek internationaal privaatrecht. Dit kan soms een grijze zone zijn. Een eenvoudige definitie:
- authentieke akte: akte afgegeven door een overheid (bv. ABS) of een andere persoon die door de wet is aangesteld om authentieke akten op te maken(bv. een notaris)
- beslissing: vonnis, beschikking, rechterlijk bevel, vaststelling proceskosten, …

1. Buitenlandse akte op verzoek van een Belg

Artikel 68§1 oud BW

Iedere Belg of zijn wettelijke vertegenwoordiger kan verzoeken om een akte op te maken op basis van een buitenlandse akte van de burgerlijke stand die op hem betrekking heeft.

‘Of zijn wettelijke vertegenwoordiger’ betekent dat bv. de ouder dit voor zijn kind kan verzoeken. Dit betekent ook dat de plaats van inschrijving van de ouder of de laatste plaats van inschrijving van die ouder bevoegd is om die buitenlandse akten van het kind op te maken.

Bevoegde ABS

Artikel 68§1 oud BW

Iedere Belg of zijn wettelijke vertegenwoordiger kan de ABS verzoeken van:
- de plaats van inschrijving in het BR, VR of WR, of bij gebrek hieraan
- van zijn plaats van laatste inschrijving in één van deze registers, of bij gebrek hieraan
- van Brussel.

2. Buitenlandse akte die wordt voorgelegd bij de opmaak of wijziging van een akte van de burgerlijke stand

Artikel 68§2 oud BW

Elke akte die wordt voorgelegd bij de opmaak of wijziging van een akte van de burgerlijke stand.

Bv. voor de huwelijksaangifte van twee inwoners uit Roemenië, leggen de aanstaande echtgenoten volgende documenten voor:

een afschrift van de geboorteakte van elk
een huwelijksakte met vermelding van de echtscheiding van het vorige huwelijk van de aanstaande echtgenoot
een echtscheidingsvonnis met bewijs kracht van gewijsde van het vorige huwelijk van de aanstaande echtgenote

De ABS neemt drie buitenlandse akten op in de de DABS:

de geboorteakte van de echtgenote
de geboorteakte van de echtgenoot
de huwelijksakte van de echtgenoot
- een echtscheidingsakte omdat ze de staat wijzigt van de echtgenoot (in de reeds opgenomen huwelijksakte)
de ABS maakt geen echtscheidingsakte op op basis van de het echtscheidingsvonnis van de echtgenote, aangezien het de staat niet wijzigt in de DABS van de echtgenote (het huwelijk is immers niet opgemaakt in de DABS. Zie het volgende punt over buitenlandse beslissingen.)

Bv. voor de geboorteaangifte leggen twee Chinese onderdanen hun huwelijksakte voor, de huwelijksakte wordt opgenomen in de DABS.

Uiteraard kan dit alleen als de (afschriften of uittreksels van de) akten voldoen aan de regels van artikel 31 van het Wetboek Internationaal privaatrecht.

Een derde voorbeeld betreft akten die worden voorgelegd om een andere akte te wijzigen. Bv.:

In januari 2020 wordt een kind geboren uit ongehuwde Roemeense ouders.
Kind heeft naam van de vader
De ouders huwen in Bulgarije in juli 2020
Zij kiezen in deze huwelijksakte voor een gemeenschappelijke naam - die van de echtgenoot

Die akte ligt voor om een andere akte te wijzigen -> maak de huwelijksakte met naamsverandering op in de DABS. Door die akte op te maken wijzigt de geboorteakte van het kind.

Bevoegde ABS

Artikel 68§2 oud BW

Bij opmaak van een nieuwe akte:
- De ABS die de andere akte opmaakt; of
Bij wijziging van een bestaande akte:
- De algemeen bevoegde ABS of de ABS die de akte heeft opgemaakt en die de bestaande akte wil wijzigen

3. Buitenlandse beslissing die de wijziging van de staat van een persoon tot gevolg heeft

Artikel 70 oud BW

Elke buitenlandse gerechtelijke of administratieve beslissing die de staat van een persoon wijzigt wordt opgenomen in de DABS, tenzij ze een gewijzigde akte tot gevolg heeft.

Of je een akte opmaakt of een gewijzigde akte opmaakt is afhankelijk van hoe we onze eigen akten opmaken.

Bv.:

een echtscheidingsvonnis -> maak een echtscheidingsakte op
een betwisting vaderschap -> maak een gewijzigde akte op
een beslissing van naamsverandering -> maak een akte van naamsverandering op

Gebruik het overzicht van alle akten en gewijzigde akten om op te zoeken of je een gewijzigde akte op gewone akte opmaakt.

Bv. een buitenlands echtscheiding wordt voorgelegd en is aanvaardbaar volgens artikel 31 van het wetboek Internationaal Privaatrecht.

de huwelijksakte is reeds opgemaakt of opgenomen in de DABS (kan een Belgisch huwelijk zijn of een buitenlandse huwelijksakte die is opgemaakt): de ABS maakt de echtscheidingsakte op
de huwelijksakte is niet in de DABS: de ABS kan de echtscheidingsakte niet opmaken (als een van de echtgenoten Belg is, kan eerst de huwelijksakte opgemaakt worden via punt 1 - art.68§1oud BW om daarna de echtscheidingsakte op te maken)

De ABS kan in beide gevallen uiteraard het bevolkingsregister aanpassen op basis van de erkende buitenlandse rechterlijke beslissing.

Bv.:

Een moeder legt voor haar Belgisch/Pools kind een betwisting vaderschap voor:

de geboorteakte van het Poolse kind is opgemaakt in de DABS (in België geboren of opgemaakt op verzoek van de ouders): de ABS maakt een gewijzigde akte op
de geboorteakte is niet opgenomen in de DABS: de ABS maakt geen akte op. Het wijzigt geen gegeven dat reeds in de DABS is opgenomen.(als het kind Belg zou zijn, kan de ABS op basis van punt 1 - art68§1 eerst de geboorteakte opmaken en dan de gewijzigde akte voor de betwisting)

Bevoegde ABS

Artikel 70 oud BW

De ABS die een buitenlandse beslissing voorgelegd krijgt die de staat van een persoon wijzigt maakt een akte op tenzij de ABS een gewijzigde akte kan opmaken.

4. Op basis van een andere buitenlandse akte

Een buitenlandse akte stelt een wijziging in staat vast

De herstelwet biedt een oplossing om wijzigingen aan te brengen in gevolge een akte die zelf niet in de DABS hoeft opgenomen te worden en waar je geen oplossing vindt met punt 1 of 2.

Bv.:

de geboorteakte van 2018 het kind van mevrouw Akdemir vermeldt haar meisjesnaam ‘Deniz’
in 2020 wordt een geboorteakte opgemaakt in de DABS van een tweede kind en wordt haar juiste naam Akdemir gebruikt
Nadien wordt de geboorteakte van 2018 gemigreerd in de DABS. Resultaat: het afschrift/beeld van de akte bevat de oude naam, het uittreksel/metadata bevat reeds de nieuwe naam.

Oplossing:

maak de Turkse huwelijksakte van 2018 met naamsverandering op in de DABS (op basis van punt 2 - artikel 68§2oud BW) +
maak een gewijzigde akte om het beeld te wijzigen van de geboorteakte van 2018 op basis van dit punt (artikel 31§2oud BW)

Bevoegde ABS

artikel 31§2 oud BW

De algemeen bevoegde ABS of de ABS die de akte heeft opgemaakt kan een gewijzigde akte maken op basis van een andere buitenlandse akte.

Gedeeltelijke erkenning buitenlandse akte

Artikel 69§1 oud BW

De akte van de burgerlijke stand op basis van een buitenlandse akte vermeldt uitsluitend de gegevens zoals een andere Belgische akte.

Belangrijk: de ABS mag enkel de gegevens overnemen uit de buitenlandse akte die erkend kunnen worden volgens de regels van het wetboek Internationaal Privaatrecht (artikel 27).

Bv.:

Een Belgische moeder legt een Britse akte voor waarin wordt vastgesteld dat:

Kind geboren in London
Voornaam: Mark
Familienaam: die van de moeder
Vader: haar Belgische vriend

Ze is niet gehuwd met haar vriend, de akte bevat geen erkenning en geen toestemming van de moeder in deze erkenning.

De Belgische akte die in de DABS wordt opgemaakt, vermeldt niet de vader zoals opgenomen in de Britse akte. Deze akte stelt immers niet correct naar Belgisch recht de vader vast.

Materiële vergissing

Indien de buitenlandse akte een materiële vergissing bevat, kan de ABS deze vergissing onmiddellijk verbeteren bij de opmaak van de akte in de DABS.

Voorwaarden:

de materiële vergissing is: een schrijf- of typfout in namen en voornamen of een fout in datum, plaats of uur van het rechtsfeit of de rechtshandeling die de akte vaststelt.
de materiële vergissing is vastgesteld op basis van een andere akte in de DABS

Bv.:

de heer Frederic Jansens, geboren in Antwerpen in 1980 huwt in Las Vegas, Verenigde Staten
zijn Amerikaanse huwelijksakte vermeldt als naam: ‘Frederik Janssens’.

De ABS die buitenlandse huwelijksakte opmaakt in de DABS kan onmiddellijk bij de opmaak van de akte op basis van de Antwerpse geboorteakte in de DABS de correcte naam opnemen in de huwelijksakte: ‘Frederic Jansens’.

Gebruik dit voor elk verklaarbaar verschil in namen en voornamen en plaatsen van een persoon waar een andere overheid door een ander gebruik of andere ipr-regels toe te passen tot een ander resultaat komt.

Bv.:

Verschil in namen voor een persoon met twee nationaliteiten.
- Bv.: Spaanse man ‘El Azaoui Sarroui’ Marokkaanse akte zegt ‘El Azaoui’. Spaanse huwelijksakte zegt ‘El Azaoui Sarroui’
- Als je de Marokkaanse geboorteakte moet opmaken neem je de juiste Spaanse naam op ‘El Azaoui Sarroui’
Verschil in schrijfwijze plaatsen. Veel landen gebruiken de huidige omschrijving, wij gebruiken de plaatsnaam zoals ze bestond op het moment van het feit
- Bv. buitenlandse akte zegt geboren in 1980 in Sint-Petersburg, Rusland. In onze akte schrijven we Leningrad, Sovjet-Unie.
Materiële vergissingen zoals in Belgische akten - zie definitie
Een Amerikaanse huwelijksakte vermeldt niet de ‘post-nom’ van een Congolese man. Uit zijn Congolese geboorteakte blijkt zijn juiste naam. Neem die op in de huwelijksakte die wij opmaken.

Registratie van elke buitenlandse akte of beslissing

Gewijzigd artikel 31§2, 2°lid WIPR

Elke buitenlandse akte moet geregistreerd worden in de DABS met de status van het onderzoek.

Registreren is niet opmaken. Bedoeling is om een overzicht te creëren van alle buitenlandse akten en beslissingen en hun status. Bv.:

advies centrale autoriteit gevraagd
positief/negatief advies centrale autoriteit
erkend
geweigerd

Dit is nog steeds niet operationeel (september 2022). Het is technisch niet uitgewerkt.

Centrale autoriteit

Gewijzigd artikel 31§3 WIPR

Een Centrale autoriteit Burgerlijke Stand wordt opgericht bij de Federale Overheidsdienst Justitie.

Bij ernstige twijfel bij de beoordeling van de voorwaarden bedoeld in paragraaf 1, kan de ambtenaar van de burgerlijke stand of de houder van het bevolkings-, vreemdelingen-, of wachtregister de buitenlandse akte of buitenlandse beslissing voor advies overmaken aan de Centrale autoriteit Burgerlijke stand.

Deze Centrale autoriteit kan, voor zover nodig, het Openbaar Ministerie of de bevoegde diensten van de federale politie vatten om aanvullend onderzoek te verrichten.

De Centrale autoriteit brengt, binnen een termijn van drie maanden vanaf de ontvangst van de adviesaanvraag, door de Centrale autoriteit verlengbaar met drie maanden, advies uit over het voldoen van de buitenlandse akte of de buitenlandse rechterlijke beslissing aan de voorwaarden.

De Centrale autoriteit brengt het advies ter kennis van de ambtenaar van de burgerlijke stand of de houder van het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister die hierom verzocht en vermeldt het in de DABS.

Weigering buitenlandse akte of beslissing

Gewijzigd artikel 31§4 WIPR

Bij elke weigering moet je vanaf 31 maart 2019 de procureur des Konings op de hoogte brengen.