4. Migratie

Migratie van oude akten

Oude akten opnemen (de term uit de wet) noemen we een akte migreren.

Akten van voor 31 maart 2019 kunnen opgenomen worden (=gemigreerd) in de DABS, afhankelijk van welke data beschikbaar is.

• Op afschrift-niveau met een minimum aan metadata en een beeld van de volledige akte met randmeldingen.
• Op uittreksel-niveau als alle metadata aanwezig is die verplichte vermeldingen zijn in de akte - dat zijn de aktegegevens inclusief de gegevens van latere wijzigingen (randmeldingen).
• Finaal als je beide opneemt.

De data die je meegeeft op uittreksel-niveau moet overeenkomen met de data die in de oorspronkelijke akte staan.

Het rijksregister kan geen effect hebben op hoe je de akte correct migreert, enkel de akte uit de boeken kan dit. De akte stelt de staat vast van de persoon!

Voor 31 maart 2019 werden heel veel akten van voor 31 maar 2019 gemigreerd op basis van beschikbare data in de toepassingen van Cipal Schaubroeck, Cevi, Remmicom, Vanden Broele, …

Als daar fouten zijn ingeslopen die niet overeenkomen met de oorspronkelijke akte, dan kan je en moet je de akte opnieuw migreren om dit te verbeteren.

Beweging op een oude akte

Akten die niet gemigreerd zijn of niet volledig gemigreerd zijn, worden vanaf 31 maart 2019 op verzoek gemigreerd van zodra er een beweging op de akte plaats heeft.

Dit kan zijn:

• iemand vraagt een afschrift of uittreksel op
• er moet een melding toegevoegd worden aan de akte(bv. echtscheiding)
• de akte moet gewijzigd worden (bv. een nieuwe erkenningsakte heeft invloed op de geboorteakte van het kind)

De DABS voorziet in een notificatiesysteem waarin je een bericht krijgt dat een akte gemigreerd moet worden.

Bv. je krijgt een notificatie om een akte te migreren als ze nog niet aanwezig is de DABS als:

• een andere gemeente een afschrift of uittreksel moet afleveren van een geboorteakte van zijn inwoner die in jouw gemeente geboren is
• om de erkenning op te stellen van een kind geboren in jouw gemeente, vraagt de woonplaats om de geboorteakte te migreren.
• voor de huwelijksaangifte van een inwoner vraagt de gemeente om de geboorteakte van de aanstaande echtgenote te migreren.

Tips migratie

Principe migratie

Je neemt de oude akte op in de DABS, zowel de gegevens om een afschrift af te leveren als de gegevens om een uittreksel af te leveren.

• Afschrift:
  • Een scan of letterlijke weergave van wat er in de papieren registers van de burgerlijke stand staat
• Uittreksel:
  • Alle gegevens nodig om een uittreksel af te leveren.
  • De gegevens van het uittreksel moeten gelijk zijn aan wat er in de boeken staat, je kan geen enkel ander gegeven opnemen.
  • Om deze gegevens juist op te nemen, moet je de akte ‘begrijpen’ (wat is aanneming, wettiging door adoptie, welke naam had een kind voor 1 juni 1987 als er geen expliciete familienaam staat, …?). Zo kan je correct namen, afstamming en alle andere gegevens invullen.
    • Als je de akte niet begrijpt, kan je ze niet correct migreren.
  • De gegevens die in een uittreksel komen vind je op Overzicht van afschriften, uittreksels en aangifte-modellen

Dat betekent dat je drie dingen moet kennen om te migreren:

1. Wat is een afschrift?
2. Wat is een uittreksel?
3. Begrijp ik wat in de akte staat die ik wil migreren?

Migratie van een akte die reeds door een nieuwe akte in de DABS gewijzigd is

• Als je een akte moet migreren waar reeds een latere wijziging voor opgemaakt is in de DABS doe je dat als volgt:
  • Migreer het beeld en migreer de uittreksels-gegevens rekening houdend met de wijziging in DABS
  • Vraag aan helpdesk om de akten met elkaar te linken als na migratie het afschrift van de de gemigreerde akte de wijziging niet vermeldt
  • Bv.:
    • De geboorteakte van 1985 wordt gemigreerd. Je vergeet de huwelijksakte te migreren.
    • Vervolgens wordt een akte van voornaamsverandering opgemaakt in de DABS
    • Nadien wil je de huwelijksakte van 2012 migreren: Gebruik de nieuwe voornaam reeds in de metadata/uittreksel gegevens en controleer of het afschrift de voornaamsverandering vermeldt. Indien niet, vraag je dit aan de helpdesk.

Datum uitwerking

Datum uitwerking is een verplicht gegeven op een uittreksel uit de DABS voor alle akten waar het niet gelijk is aan een andere datum (bv. geboortedatum in de geboorteakte maakt datum uitwerking overbodig).

Bij een gemigreerde akte moet je steeds datum uitwerking invullen - zo kan de DABS het uittreksel correct opmaken.

Gebruik volgende data:

Soort	Datum uitwerking
Geboorte	Geboortedatum
Adoptie	Voor 1/9/2005: datum akte vrederechter/notaris of datum beslissing rechter over de akte in geval dat partijen niet akkoord waren(niet het vonnis van homologatie van de akte)
	Vanaf 1/9/2005: datum verzoekschrift
Erkenning	Aktedatum
Prenatale erkenning	Aktedatum
Huwelijk	Aktedatum = huwelijksdatum
Echtscheiding	Voor 1/6/1994: Aktedatum
	Vanaf 1/6/1994: kracht van gewijsde vonnis
Nationaliteit	Aktedatum
Overlijden	Overlijdensdatum
Levenloos kind	Overlijdensdatum

Gebruik steeds de juiste rollen om een geboorteakte te migreren.

De akten vermelden moeder en vader of ouder 1 en ouder 2 eventueel de adoptanten van een gewone adoptie.

Een overzicht wanneer je wat gebruikt:

• Kind geboren uit het huwelijk
  • Moeder en Vader
  • Moeder en Meemoeder
• Kind erkend door moeder, vader of meemoeder (prenataal, in de geboorteakte of na de geboorteakte)
  • Moeder en Vader
  • Moeder en Meemoeder
• Gerechtelijk vastgestelde ouder
  • Moeder
  • Vader
  • Meemoeder
• Volle adoptie of de vroegere wettiging door adoptie
  • Moeder en Vader
• Volle adoptie door een tweede vrouw
  • Ouder 1 en Ouder 2
  • Opmerking: dit is momenteel technisch onmogelijk in de DABS. De foute maar pragmatische oplossing is om te migreren met ‘moeder’ en ‘meemoeder’ als ouders.
• Volle adoptie door twee mannen
  • Ouder 1 en Ouder 2
  • Opmerking: ook dit is technisch onmogelijk. Hier moet de helpdesk ingrijpen en ‘Ouder 1’ en ‘Ouder 2’ opnemen in de metadata, er is geen andere oplossing.
• Gewone adoptie of de vroegere aanneming
  • Oorspronkelijke ouders:
    • Moeder en vader
    • Moeder en Meemoeder
  • Adoptieouders
    • Adoptant / Adoptante 1 en Adoptant / Adoptante 2

Een kort overzicht over adoptie en gevolgen op de afstamming

Rijksregisternummers

Zorg dat elke persoon in een akte die je gaat wijzigen een rijksregisternummer heeft vooraleer je de nieuwe akte of gewijzigde akte opmaakt. Als je na migratie niet voor elke persoon een rijksregisternummer in de DABS aanwezig hebt, moet je dat eerst rechtzetten. Als je enkel een afschrift of uittreksel wil afleveren is dat niet nodig.

---